Lorsque j’ai commencé mes études de documentation il y a 15 ans (ne riez pas, ça vous arrivera à vous aussi) on prédisait déjà la disparition du métier (et pourtant la veille prospective n’était pas tellement un sujet). Plus d’une décennie plus tard, force est de constater que nous sommes toujours là. Avec moins de budget, moins de personnel et la nécessité pour nous tous.tes de prendre régulièrement notre bâton de pèlerin pour convaincre que « non, tout le monde ne sait pas chercher sur Google ».

Exercer un métier en lien avec une technologie et un monde en perpétuel évolution implique de grandes facultés d’adaptation et si nous sommes convaincu.es qu’il y aura toujours besoin d’une documentaliste (qu’à l’envie vous pouvez appeler chargé.e de veille, knowledge manager, cyber documentaliste ou autre) pour se dépatouiller de l’information, de ses atouts et de ses dangers, il faudra encore et toujours se réinventer.

C’est pourquoi, nous vous proposons une série de billets sur les innovations, orientations (à venir ou actuelle) qu’on prit nos centres de documentation territoriaux.

Aujourd’hui : la veille prospective.

La veille prospective, c’est quoi ?

Qui ne s’est jamais dit cette phrase hautement philosophique « ah bas celle-là si je l’avais vu venir (la crevaison sur l’autoroute des vacances, le krach boursier de 2008, le COVID, l’érruption de l’Eyjafjöll), j’aurais fait différemment/anticipé ?

C’est peu ou prou à cela que sert la veille prospective.

Si on en définit les termes de manière plus précise et pro :

L’AFNOR définit la veille comme une « activité continue en grande partie itérative visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial, etc., pour en anticiper les évolutions » (définition de la norme expérimentale française XP X 50-53 de l’Afnor)

En moins jargonnesque, faire de la veille consiste à surveiller un ou des sujets ayant un intérêt pour une organisation, une entreprise, un service, une collectivité.

Pour se faire un professionnel va définir un périmètre, choisir ses outils et collecter, traiter/analyser et diffuser de l’information auprès des personnes en ayant besoin pour prendre les décisions les plus éclairées possibles.

Et la prospective ?

Futuribles, centre de prospective depuis plus de 60 ans, la définit comme suit « La prospective est une démarche de réflexion sur l’avenir et d’exploration des futurs possibles (les« futuribles »), qui vise à éclairer les décisions et les actions collectives en intégrant les enjeux du temps long.

Il s’agit donc d’avoir une lecture du présent permettant d’imaginer des potentiels futurs et de tenter d’adapter nos sociétés et organisation à ces futurs. Bien souvent il s’agit d’éviter une catastrophe (le réchauffement climatique au hasard) mais il peut aussi s’agir de ne pas rater une opportunité (confère le fabricant de Moon boots reconverti en fabricant de claquette après avoir pris connaissance dudit réchauffement climatique).

Au final, veille et prospective ne pouvait que se rencontrer tant ils ont de points communs. La veille prospective consiste donc à surveiller et à comprendre le présent pour sinon deviner le futur au moins en anticiper les évolutions susceptibles d’impacter la société et nos collectivités. Ceci étant un pré-requis à l’action.

De manière plus concrète, et à titre d’exemple : Imaginons une veille faisant ressortir une possible baisse des DMTO au premier signe avant-coureur (on peut imaginer les premiers signes de faiblesse du marché du logement par exemple et peut-être même en amont l’arrivée du COVID et ses impacts lourds sur la société). Un Département informer de cette baisse bien avant que les conséquences ne s’en fasse sentir aura les moyens d’anticiper cette baisse, de définir une politique budgétaire plus fine et ainsi de limiter les effets néfastes de cette perte de ressource.

Bien sûr la veille n’est que le premier maillon d’une longue chaîne qui doit permettre in fine, l’action. Mais il en est un maillon indispensable.

Méthodologie de la veille prospective : ce qui change

Il ne s’agit pas ici de détailler précisément la méthodologie, un billet de blog n’y suffirait pas. Mais simplement de pointer quelques originalités et divergences par rapport à la veille telle qu’elle se pratique habituellement.

La collecte

Il y a chez le veilleur habituel quelque chose du Picsou. Il amasse avec méthodologie tout une masse d’informations avec comme graal absolu l’exhaustivité sur son sujet. La veille prospective fonctionne presque à l’inverse. On y définit des axes de veille, jusqu’ici rien de neuf, avec pour objectif d’identifier ce qu’on appelle des signaux faibles, une dissonance, quelque chose encore à l’état d’embryon mais qui pourrait devenir un évènement majeur dans les années ou décennies à venir.

Ce concept de signal faible s’articule avec celui de tendance lourde. Il s’agit ici d’évènements à venir dont la survenue est presque certaine et pour laquelle au fond les décideurs n’ont pas besoin de nous pour savoir qu’ils doivent en tenir compte. Ainsi le vieillissement de la population est une certitude qui sauf rupture majeur adviendra.

A l’inverse, quelques articles isolés pointent un changement de pratique des femmes françaises dans leur contraception. A ce stade, il s’agit d’une information diffuse, peu documenté mais qui pourra se révéler être importante en matière de santé publique si elle venait à se confirmer. Dans ce second exemple, le niveau d’incertitude reste élevé.

Identifier ses tendances un peu diffuses ne se fera au moyen que de quelques articles permettant de comprendre le sujet. Ce n’est qu’une fois ce premier travail effectué et la ou les tendances que le veilleur souhaite approfondir définie.s que ce dernier se lancera dans une recherche documentaire approfondie pour compléter son corpus de documents.

Les sources

La qualité des sources et leur fiabilité est un point important auquel sont attachés les professionnel.les de l’information. Point qui bien souvent fait la différence avec l’utilisateur lambda d’Internet et qui continue à faire des services de doc’, un atout pour leur organisation. Et ce, en dépit d’une frontière qui se floute avec des médias mainstream qui sont eux-mêmes parfois victimes de fake qu’ils relaient malgré eux.

Dans la veille prospective, il existe une plus grande tolérance à intégrer des sources (media comme personnalité) moins fiables. En effet, ces dernières, affranchi d’un certain nombre de règles, sont parfois les premières à évoquer un sujet.  Elles constituent un vivier intéressant pour exhumer des sujets encore latents.

Bien sûr, moins la source est fiable plus il sera nécessaire de la mettre en perspective avec des sources plus conventionnelles. Pour autant, il est conseillé de ne pas exclure ces sources de son périmètre de veille.

Autre terrain peu exploité habituellement par les documentalistes, les vrais personnes (si, si, in the real life). Plus habituée à traiter de l’information documentaire, les documentalistes excluent souvent de prendre contact et/ou de s’entourer de professionnels du secteurs. Or toute ces données grises, souvent difficiles à obtenir, constituent une véritable plus-value à la fois pour le document final, l’usager bénéficiaire et la valeur ajoutée apportée par le centre de documentation.

L’analyse

The last but not least, l’analyse et la diffusion. De manière générale, la plupart des produits documentaires n’implique pas d’analyse de la part du documentaliste même s’il demande de la réflexion : Panorama de presse, bibliographie, dossier documentaire.

Avec le temps ou plutôt le manque de temps, des produits a plus forte valeur ajoutée tel que la synthèse ont peu été investie voire désinvestie. Or la veille prospective, même si elle peut aboutir à n’importe quel produit documentaire se prête particulièrement à fournir des notes d’analyse, des documents courts qui permettent à l’utilisateur final de prendre directement connaissance des enjeux sans avoir à parcourir un ensemble de documents trop vaste.

Et l’IA dans tout ça ?

Parallèlement l’arrivée de l’IA, comme Internet en son temps, vient quelque peu empiéter sur les plate-bande du documentaliste. Formidable assistant, la bête est capable de trier et d’agencer de l’information plus vite que l’ombre du plus rapide des documentalistes. Nous obligeant du même coup à faire face à nouveau à des interrogations (interne comme externe) sur notre utilité. La bonne nouvelle c’est que le problème est aussi la solution. Car si l’IA fait gagner du temps (bien que ce postulat reste à être véritablement interroger) elle en fait gagner aussi à nos centres de documentation. Formidable assistant, l’IA rend possible l’interrogation de gros corpus documentaire permettant le retour de la synthèse même dans des emplois du temps contraints.

Objectivité et veille prospective

Reste à interroger la posture de neutralité habituellement adopté par les documentalistes. La veille prospective peut induire également la réalisation de scénarios prospectifs, de l’analyse, de l’interprétation autant de choses qui induisent au moins un peu de sortir d’une posture totalement objective. Il ne s’agit pas évidemment de donner notre opinion sur le sujet mais, avec toute la prudence que cela requière, de faire profiter nos commanditaires de nos analyses, étonnements induit à la fois par la recherche autour du sujet comme de notre connaissance de l’actualité. Sans hésiter à faire appel à des spécialistes du domaine pour confronter le document final et avec toute l’humilité des professionnels non experts que nous sommes.

La veille prospective, quels atouts pour les documentalistes territoriaux ?

L’instabilité du monde contemporain et des enjeux géopolitiques mondialisés viennent régulièrement impacter nos collectivités territoriales (COVID, guerre en Ukraine, chute du marché de l’immobilier, crise climatiques à répétition…) et poussent nos dirigeants à tenter d’analyser le présent afin d’anticiper leurs futurs problèmes ou pour les optimistes leurs futurs solutions. Charge au documentaliste de savoir se positionner pour faire profiter leur organisation de leur compétence.

Par ailleurs, comme je l’ai dit au paragraphe précédent, la veille prospective peut induire d’analyser le sujet. Or c’est quelque chose que l’IA fait affreusement mal. Elle est organisée, rapide, cultivée mais l’analyse humaine lui reste relativement obscure. Investir ce champ permet donc de réaffirmer utilité et légitimité et donc d’assurer notre pérennité.

La prospective si elle est pratiquée depuis de nombreuses années, semble devenir de plus en plus attractive. Une opportunité pour nous de prendre le train en marche.

Outils et ressources pour la veille prospective

La bonne nouvelle c’est que vous n’avez besoin d’aucun outil spécifique. Vos outils de veille habituels, quelques outils collaboratifs et de curation suffisent à initier une veille prospective.

Un carnet d’adresse sera sans doute à développer pour s’entourer de sachants.

Enfin l’IA pourra également se révéler une assistante hors pair pour vous faire gagner le temps que vous n’avez pas. L’outil NotbookLM est particulièrement utile pour la synthèse puisqu’il offre la possibilité de faire sa recherche uniquement à partir de documents pré sélectionné et donnent des résultats plutôt satisfaisant.